Privacyverklaring
Hoe WoningX omgaat met contactgegevens, aanvragen en informatie die je met ons deelt.
Deze tekst is opgesteld voor WoningX. Officiële ondernemingsgegevens, contactgegevens en de definitieve werkwijze moeten nog worden aangevuld en gecontroleerd. Dit concept wordt nog niet als contractvoorwaarde gebruikt.
Wie is verantwoordelijk?
WoningX gebruikt deze website voor informatie en aanvragen over klussen, onderhoud en vastgoedbeheer. De officiële verantwoordelijke onderneming, het adres en het privacycontact moeten nog worden ingevuld voordat deze verklaring definitief kan worden gebruikt.
Welke gegevens vraagt de website?
Afhankelijk van het formulier gaat het om naam, e-mailadres, postcode, telefoonnummer, gegevens over de woning of het dak, gewenste werkzaamheden, pakketkeuze en voorkeuren voor vastgoedbeheer. Bij een beheerinteresse kunnen ook aantallen woningen, gewenste huur en een voorgestelde onderhoudsgrens worden ingevuld. Verstuur geen identiteitsbewijzen of persoonlijke dossiers van huurders via deze formulieren.
Waarvoor zijn deze gegevens nodig?
De aanvraaggegevens dienen om contact op te nemen, uw vraag te beoordelen en een voorstel of afspraak voor te bereiden. Bij een opdracht zijn daarnaast gegevens nodig voor uitvoering, administratie en eventuele wettelijke verplichtingen. Voor ieder doel moet de passende grondslag worden vastgelegd, zoals voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een concreet onderbouwd gerechtvaardigd belang. Toestemming voor marketing wordt niet afgeleid uit het indienen van een klusaanvraag.
Hoe werkt de verwerking technisch?
Het thema verstuurt ingevulde aanvragen per e-mail naar het in de website ingestelde ontvangstadres. Voor beperking van herhaalde inzendingen wordt tijdelijk een afgeleide, gehashte IP-sleutel gebruikt. De website, hosting en e-mailomgeving kunnen aanvullende technische gegevens verwerken. De gebruikte leveranciers, beveiliging, loginstellingen en verwerkersafspraken moeten nog worden geïnventariseerd.
Wie kan gegevens ontvangen?
Gegevens kunnen nodig zijn voor de verantwoordelijke medewerkers en ingeschakelde dienstverleners, zoals hosting, e-mail en uitvoerende partijen voor een overeengekomen klus. Welke partijen daadwerkelijk toegang hebben, in welke rol en of verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, moet nog worden vastgesteld. Alleen benodigde gegevens horen te worden gedeeld.
Hoe lang worden gegevens bewaard?
Concrete bewaartermijnen voor aanvragen, e-mail, technische logs en klantdossiers moeten nog worden vastgesteld op basis van doel en wettelijke verplichtingen. Gegevens horen niet langer te worden bewaard dan noodzakelijk. Wettelijk verplichte administratie kan een andere bewaartermijn hebben dan een vrijblijvende aanvraag.
Uw rechten
Afhankelijk van de verwerking kunt u vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw gegevens. Ook kunt u bezwaar maken of gegeven toestemming intrekken. Een verzoek kan via het nog vast te stellen privacycontact worden ingediend; alleen noodzakelijke informatie voor identiteitscontrole mag worden gevraagd. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Huurdersscreening
Dit aanvraagformulier voert geen huurdersscreening uit. Voor daadwerkelijke screening is aanvullende informatie nodig over de verantwoordelijke partij, gebruikte gegevens, criteria, grondslagen, ontvangers, bewaartermijnen en eventuele geautomatiseerde besluitvorming. Kandidaten moeten daarover vooraf afzonderlijk worden geïnformeerd.
Beveiliging en wijzigingen
De definitieve verklaring moet aansluiten op de daadwerkelijk ingerichte toegangsbeveiliging, leveranciers, procedures en bewaartermijnen. Na vaststelling worden een versiedatum en werkende contactgegevens toegevoegd. Dit concept activeert de aanvraagformulieren niet automatisch.
Automatisch adres opzoeken
Na het invullen van postcode en huisnummer kan deze website straat en woonplaats aanvullen via de openbare PDOK Locatieserver. De website stuurt hiervoor alleen postcode en huisnummer via de eigen server naar PDOK. Naam, e-mailadres en de inhoud van uw klusaanvraag worden niet met die zoekopdracht meegestuurd. U kunt het adres ook zelf invullen. Zoekresultaten worden tijdelijk op de website gecachet; verzoeken worden tijdelijk begrensd met een afgeleide IP-sleutel.
Foto- en videobijlagen
U kunt relevante foto’s en korte video’s toevoegen aan een aanvraag. Deze worden op bestandstype en grootte gecontroleerd, tijdelijk buiten de openbare website opgeslagen en als bijlage meegestuurd naar het ingestelde ontvangstadres. De tijdelijke bestanden worden na de verzendpoging verwijderd. Een kopie in de ontvangende e-mailomgeving kan wel bewaard blijven; toegang en bewaartermijnen moeten in de definitieve privacy-inrichting worden vastgelegd. Stuur geen identiteitsdocumenten of onnodige persoonsgegevens van anderen mee.